根據《公司條例》(第622章)第584條,公司可使用令該公司身處不同地方的成員能夠在成員大會上聆聽、發言及表決的任何科技,在2個或多於2個地方舉行成員大會。但《公司條例》沒有對公司以全虛擬方式,或以虛擬和實體混合方式舉行成員大會作出提述。
《修訂條例》旨在使《公司條例》和《公司(章程細則範本)公告》(第622H章)更切合時宜,以明確容許公司舉行全虛擬成員大會而無須成員到指定實體場地出席大會;以及以虛擬和實體方式舉行成員大會(即混合式成員大會)。
- 加入「虛擬會議科技」的定義;
- 訂明向成員發出的或在網站上公布的成員大會通知,須指明(但不限於)舉行該大會的實體場地或用以舉行該大會的虛擬會議科技,或上述兩者;
- 訂明除非該公司的章程細則明文阻止使用虛擬會議科技舉行成員大會,或規定成員大會僅可在實體場地舉行,否則成員大會的通知可指明用以舉行該成員大會的虛擬會議科技;
- 列出舉行成員大會的方式;
- 釐清當公司的成員大會是在2個或多於2個實體場地舉行時,不論該大會是否亦使用虛擬會議科技舉行,該公司須使用任何科技,以容許該公司身處不同實體場地的成員,可在該大會上聆聽、發言及表決;及
- 訂明使用成員大會的通知所指明的虛擬會議科技出席該成員大會的人,須視為在席。
註: 除非另有規定,否則經遷冊公司一經遷冊,即會被視作為在香港成立為法團的公司,並須遵從該條例所有與提交文件有關的規定。
- 在實體場地舉行(即實體大會);
- 使用虛擬會議科技舉行(即全虛擬大會);或
- 同時在實體場地及使用虛擬會議科技舉行(即混合式大會)。
- 如該通知僅指明舉行該成員大會的實體場地 — 該實體場地;
- 如該通知僅指明用以舉行該成員大會的虛擬會議科技 — 該虛擬會議科技;及
- 如該通知同時指明該成員大會的實體場地及用以舉行該成員大會的虛擬會議科技 — 該實體場地及該虛擬會議科技兩者。
- 加入新訂「虛擬會議科技」的定義,其涵義如下:凡某項科技容許任何人在沒有在場出席會議的情況下,仍可在該會議上聆聽、發言及表決,該項科技即屬虛擬會議科技。
- 成員大會的通知須指明(但不限於)舉行該大會的實體場地,或用以舉行該大會的虛擬會議科技,或上述兩者。
- 如在以下情況下,某人即屬使用虛擬會議科技出席成員大會 —
- 該人使用該大會的通知所指明的虛擬會議科技;及
- 該人能夠在該大會上行使發言權及表決權。
- 該人使用該大會的通知所指明的虛擬會議科技;及
- 使用成員大會的通知所指明的虛擬會議科技出席該大會的人,須視為在席。
- 如成員大會因法定人數不足而延期,而該大會不是應成員的請求召開的,董事須決定(但不限於)舉行經延期的成員大會的實體場地,或用以舉行該經延期的大會的虛擬會議科技,或上述兩者。
- 當主席將成員大會延期時,須指明(但不限於)舉行經延期的成員大會的實體場地,或用以舉行該經延期的大會的虛擬會議科技,或上述兩者。
- 如沒有經延期的成員大會的通知發出,凡使用董事所決定的虛擬會議科技或主席所指明的虛擬會議科技出席該經延期的大會的人,須視為在席。
註: 除非另有規定,否則經遷冊公司一經遷冊,即會被視作為在香港成立為法團的公司,並須遵從該條例所有與提交文件有關的規定。
《修訂條例》旨在給予公司足夠彈性,因應本身的情況和需要,暢順而有效地處理公司事務。《修訂條例》並沒有廢除在實體場地舉行成員大會的方式(即實體成員大會)。公司應選擇最適當的成員大會舉行方式,除須根據法例及公司本身的章程細則的規定召開有效的會議之外,亦須考慮實體會議是否仍是最適當的方式,抑或是舉行全虛擬或混合式成員大會,更能促進與成員的溝通和盡量提高成員的參與程度。