第二階段及第三階段 - 一般資料

在新查冊安排的第二階段下，公司登記冊中董事索引所載的通常住址及完整身分識別號碼（下稱「受保護資料」）會以通訊地址及部分身分識別號碼代替，讓公眾查閱。在這階段開始後向公司註冊處（下稱「本處」）登記的文件中所載的受保護資料，不會再提供予公眾查閱。「指明人士」可向本處提出取覽董事等人的受保護資料。

《2021年〈公司條例〉(生效日期）（第2號）公告》指定2022年10月24日為第二階段的實施日期。

本地公司須確保其董事登記冊載有自然人董事的通訊地址。即使《公司條例》（第622章）附表11第115A條訂明過渡安排，但董事登記冊在第二階段於2022年10月24日實施當日或之後的首個周年申報表日期前，必須載有所有自然人董事（包括備任董事）的通訊地址。

此外，如本地公司在第一階段於2021年8月23日實施後將自然人董事的通訊地址記入董事登記冊內，而該地址不是該公司的註冊辦事處地址，則該公司須在第二階段實施後的15日內，就該董事的通訊地址向公司註冊處處長交付表格ND2B。
 
有關詳情請參閱第二階段下的「提交文件的規定」常見問題。

根據《公司條例》第641(2)條，公司須將第643條指明的所需詳情（包括通訊地址）記入董事登記冊。如未遵從該規定，該公司及其每名責任人均屬犯罪，可各處第4級罰款，如有關罪行是持續的罪行，則可就該罪行持續期間的每一日，另各處罰款700元。

在2022年10月24日前註冊的非香港公司，公司註冊處處長（下稱「處長」）須根據《公司條例》（第622章）記錄該公司在緊接2022年10月24日前顯示在公司登記冊上的在香港的主要營業地點的地址，作為其自然人董事的通訊地址。在記錄該地址作為該公司自然人董事的通訊地址後，除非該公司向處長交付表格NN7申報更改董事的通訊地址而表格獲處長登記，否則處長須按照在其後登記的表格NN9內所載的該公司在香港的主要營業地點的最新地址，更新該等董事通訊地址的記項。
 
因此，如註冊非香港公司的自然人董事欲使用該公司在香港的主要營業地點的地址以外的地址作為其通訊地址，該公司須交付表格NN7，藉以就該自然人董事的通訊地址作出申報。

若有不同董事的全名及部分身分識別號碼完全相同，但屬不同人士的少數情況出現，經改良的公司註冊處綜合資訊系統（下稱「綜合資訊系統」）將在顯示以董事資料查閱董事索引的查冊結果時，提供身分識別號碼中的額外數字。

例如，在涉及香港身分證號碼的情況時，若有兩名董事的中、英文名字，及部分香港身分證號碼相同，即字母及首三個數字如“A123”，綜合資訊系統將於其餘三個任何被遮蓋的號碼中，顯示多一個號碼，讓查冊人士可於查冊結果中識別該兩名董事為不同人士。

上述措施亦會應用於涉及其他身分識別文件號碼（例如護照號碼）的情況。