根据《公司条例》(第622章)第584条,公司可使用令该公司身处不同地方的成员能够在成员大会上聆听、发言及表决的任何科技,在2个或多于2个地方举行成员大会。但《公司条例》没有对公司以全虚拟方式,或以虚拟和实体混合方式举行成员大会作出提述。
《修订条例》旨在使《公司条例》和《公司(章程细则范本)公告》(第622H章)更切合时宜,以明确容许公司举行全虚拟成员大会而无须成员到指定实体场地出席大会;以及以虚拟和实体方式举行成员大会(即混合式成员大会)。
- 加入「虚拟会议科技」的定义;
- 订明向成员发出的或在网站上公布的成员大会通知,须指明(但不限于)举行该大会的实体场地或用以举行该大会的虚拟会议科技,或上述两者;
- 订明除非该公司的章程细则明文阻止使用虚拟会议科技举行成员大会,或规定成员大会仅可在实体场地举行,否则成员大会的通知可指明用以举行该成员大会的虚拟会议科技;
- 列出举行成员大会的方式;
- 厘清当公司的成员大会是在2个或多于2个实体场地举行时,不论该大会是否亦使用虚拟会议科技举行,该公司须使用任何科技,以容许该公司身处不同实体场地的成员,可在该大会上聆听、发言及表决;及
- 订明使用成员大会的通知所指明的虚拟会议科技出席该成员大会的人,须视为在席。
注: 除非另有规定,否则经迁册公司一经迁册,即会被视作为在香港成立为法团的公司,并须遵从该条例所有与提交文件有关的规定。
- 在实体场地举行(即实体大会);
- 使用虚拟会议科技举行(即全虚拟大会);或
- 同时在实体场地及使用虚拟会议科技举行(即混合式大会)。
- 如该通知仅指明举行该成员大会的实体场地 — 该实体场地;
- 如该通知仅指明用以举行该成员大会的虚拟会议科技 — 该虚拟会议科技;及
- 如该通知同时指明该成员大会的实体场地及用以举行该成员大会的虚拟会议科技 — 该实体场地及该虚拟会议科技两者。
- 加入新订「虚拟会议科技」的定义,其涵义如下:凡某项科技容许任何人在没有在场出席会议的情况下,仍可在该会议上聆听、发言及表决,该项科技即属虚拟会议科技。
- 成员大会的通知须指明(但不限于)举行该大会的实体场地,或用以举行该大会的虚拟会议科技,或上述两者。
- 如在以下情况下,某人即属使用虚拟会议科技出席成员大会 —
- 该人使用该大会的通知所指明的虚拟会议科技;及
- 该人能够在该大会上行使发言权及表决权。
- 该人使用该大会的通知所指明的虚拟会议科技;及
- 使用成员大会的通知所指明的虚拟会议科技出席该大会的人,须视为在席。
- 如成员大会因法定人数不足而延期,而该大会不是应成员的请求召开的,董事须决定(但不限于)举行经延期的成员大会的实体场地,或用以举行该经延期的大会的虚拟会议科技,或上述两者。
- 当主席将成员大会延期时,须指明(但不限于)举行经延期的成员大会的实体场地,或用以举行该经延期的大会的虚拟会议科技,或上述两者。
- 如没有经延期的成员大会的通知发出,凡使用董事所决定的虚拟会议科技或主席所指明的虚拟会议科技出席该经延期的大会的人,须视为在席。
注: 除非另有规定,否则经迁册公司一经迁册,即会被视作为在香港成立为法团的公司,并须遵从该条例所有与提交文件有关的规定。
《修订条例》旨在给予公司足够弹性,因应本身的情况和需要,畅顺而有效地处理公司事务。《修订条例》并没有废除在实体场地举行成员大会的方式(即实体成员大会)。公司应选择最适当的成员大会举行方式,除须根据法例及公司本身的章程细则的规定召开有效的会议之外,亦须考虑实体会议是否仍是最适当的方式,抑或是举行全虚拟或混合式成员大会,更能促进与成员的沟通和尽量提高成员的参与程度。