用文件夹(普通万字夹容易脱落)把超过一页的文件夹在一起。

如把文件钉在一起，只需在左上角钉一次，并应避免钉在文件边缘，以致文件在拔去钉书钉以便扫描时，容易撕破。

无需装订大量页数的文件(即无需使用硬皮封面、卡纸封面或封底、胶圈装订、侧面狭带装订等)。

使用标准重量纸张，薄纸(通常是信纸)会卡住影像扫描器，而且可能在文件扫描的时候皱起或撕破。

用黑色墨水列印已填妥的文件，以便制作清晰的影像纪录。避免用铅笔在文件上做记号，因为公众记录的文件影像亦会显示这些记号。

提交整份指明表格，包括载有不适用项目的资料页，并应在这些资料页注明公司编号和在用以填报资料的第一个资料格填上「无」或「不适用」。填表须知及未使用的续页则无需提交。

提交文件(例如组织章程大纲及章程细则)前移走多余的空白页，并确保文件页码正确无误。

避免使用深色的封面(例如公众公司的年报)，以免影响本处电子存档印鉴的清晰度，亦不要在文件的右上角签署核证，以免与该印鉴重叠。

请勿更改指明表格的页次，并请确保文件各页的次序无误。续页(如有的话)应夹附于表格之后。

除非是提供有助本处处理个案的补充资料，否则无需另加附函。

在指明表格及没有指明格式的文件的第一页左下角列明文件提交人的资料(例如提交人姓名、地址和档号等)。填报提交人资料与填写文件所采用的语文必须相同。

注： 由于押记文书无需经过影像扫描，因此可按照惯常的方式提交公司注册处。

一并提交同一组的文件(只需夹在一起，无需使用钉书钉)，例如表格NC1或NC1G连同有关的公司组织章程大纲及章程细则(如有的话)的核证副本一并提交。

如要提交大量文件，可将文件放置信封内，然后放入金钟道政府合署14楼公司注册处办事处的文件投递箱，以节省在收款处轮候的时间。公司注册处会把认收回条邮寄给文件提交人，因此最好附上回邮信封。

只需把已签署的文件正本交到收款处，不用提交副本。

留意你公司的纪录，并确保公司已向公司注册处处长提交周年申报表及其他有关更改注册办事处地址、董事及秘书等资料的通知书。你可登入公司注册处的网上查册中心，免费查阅公司的文件索引。如有需要，亦可查阅公司资料，以确定公司的公众记录是否载有最新和准确的资料。你亦可在「注册易」订用「监察易」服务，关注公众登记册上你公司资料的更新，并监察公司的公众纪录有否未经授权的文件存档，或公司资料有所变更。如你发现公司的资料不正确，或因提交的文件有误或有人未经授权而向公司注册处提交文件，以致公司的资料有所更改，请立即以电邮(crenq@cr.gov.hk)或传真((852) 2596 0585)方式通知公司注册处处长。

在文件及指明表格的每一页注明正确的公司编号(如有的话)。

使用载于本网页「表格」 - 「指明表格」一栏最新版本的指明表格。

请勿更改指明表格内方格的位置，因为任何改动都会影响本处输入资料和更新公司注册处的资料库，亦可引致表格不获接纳。

所有提交公司注册处存档的文件所载的董事及秘书姓名，必须与香港身份证(如有的话)或护照所载的姓名一致，例如：公司在申报首任董事的委任时，填报的姓名为”CHAN Tai Man”，则公司在申报该董事的任何资料变更时，亦须填报同一姓名”CHAN Tai Man”，请勿填报”CHAN Tai Man Peter”、“Peter CHAN” 或“Chan Tai Man陈大文”等其他别名。如填报的姓名不一致，公司注册处便无法在资料库内找到该等别名，因而有可能令资料变更的申报无效及令表格不获接纳。

如使用表格D2A及D4申报董事或候补董事辞职，请在「是」或「否」的方格内加上「ü」号，述明该董事或候补董事在离任日期后，是否仍继续担任公司的其他董事职位。这项补充资料有助公司注册处准确地更新董事资料库。

如使用表格D2A申报董事或候补董事的委任，请在「是」或「否」的方格内加上「ü」号，述明该董事或候补董事是否公司的现任候补董事或董事。这项补充资料有助公司注册处准确地更新董事资料库。

在申报个人董事或个人秘书更改名称时，请列明其香港身份证或护照所载的新中文或英文全名。

在申报法人团体董事或法人团体秘书更改名称时，须列明新的公司全名(即中文及英文名称)。例如：法人团体董事的名称加入了新的中文名称或更改现有的中文名称而英文名称没有任何更改，便须在填报新法人团体董事名称的方格内填上新的或已更改的中文名称及现有的英文名称。

在申报更改护照号码时，请列明护照号码和签发国家，这两栏须视为同一组资料。