文件的規格

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用文件夾(普通萬字夾容易脫落)把超過一頁的文件夾在一起。
 
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如把文件釘在一起，只需在左上角釘一次，並應避免釘在文件邊緣，以致文件在拔去釘書釘以便掃描時，容易撕破。
 
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無需裝訂大量頁數的文件(即無需使用硬皮封面、卡紙封面或封底、膠圈裝訂、側面狹帶裝訂等)。
 
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使用標準重量紙張，薄紙(通常是信紙)會卡住影像掃描器，而且可能在文件掃描的時候皺起或撕破。
 
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用黑色墨水列印已填妥的文件，以便製作清晰的影像紀錄。避免用鉛筆在文件上做記號，因為公眾記錄的文件影像亦會顯示這些記號。
 
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遞交整份指明表格，包括載有不適用項目的資料頁，並應在這些資料頁註明公司編號和在用以填報資料的第一個資料格填上「無」或「不適用」。填表須知及未使用的續頁則無需遞交。
 
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遞交文件(例如組織章程大綱及章程細則)前移走多餘的空白頁，並確保文件頁碼正確無誤。
 
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避免使用深色的封面(例如公眾公司的年報)，以免影響本處電子存檔印鑑的清晰度，亦不要在文件的右上角簽署核證，以免與該印鑑重疊。
 
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請勿更改指明表格的頁次，並請確保文件各頁的次序無誤。續頁(如有的話)應夾附於表格之後。
 
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除非是提供有助本處處理個案的補充資料，否則無需另加附函。
 
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在指明表格及沒有指明格式的文件的第一頁左下角列明文件提交人的資料(例如提交人姓名、地址和檔號等)。填報提交人資料與填寫文件所採用的語文必須相同。
 

註： 由於押記文書無需經過影像掃描，因此可按照慣常的方式遞交公司註冊處。

遞交文件

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一併遞交同一組的文件(只需夾在一起，無需使用釘書釘)，例如表格NC1或NC1G連同有關的公司組織章程大綱及章程細則(如有的話)的核證副本一併遞交。
 
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如要遞交大量文件，可將文件放置信封內，然後放入金鐘道政府合署14樓公司註冊處辦事處的文件投遞箱，以節省在收款處輪候的時間。公司註冊處會把認收回條郵寄給文件提交人，因此最好附上回郵信封。
 
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只需把已簽署的文件正本交到收款處，不用遞交副本。

擬備文件/填寫表格

一般事項
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留意你公司的紀錄，並確保公司已向公司註冊處處長提交周年申報表及其他有關更改註冊辦事處座落地點、董事及秘書等資料的通知書。你可登入公司註冊處的網上查冊中心，免費查閱公司的文件索引。如有需要，亦可查閱公司資料，以確定公司的公眾記錄是否載有最新和準確的資料。如你發現公司的資料不正確，或因提交的文件有誤或有人未經授權而向公司註冊處提交文件，以致公司的資料有所更改，請立即以電郵(crenq@cr.gov.hk)或傳真((852) 2596 0585)方式通知公司註冊處處長。
 
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在文件及指明表格的每一頁註明正確的公司編號(如有的話)。
 
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使用載於本網頁「公用表格」 - 「指明表格」一欄最新版本的指明表格。
 
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請勿更改指明表格內方格的位置，因為任何改動都會影響本處輸入資料和更新公司註冊處的資料庫，亦可引致表格不獲接納。
 
有關新公司註冊成立或登記或更改公司名稱的文件
* 註冊成立本地有限公司或更改公司名稱注意事項 (pdf格式)
   
   
公司註冊後遞交的文件
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所有提交公司註冊處存檔的文件所載的董事及秘書姓名，必須與香港身份證(如有的話)或護照所載的姓名一致，例如：公司在申報首任董事的委任時，填報的姓名為”CHAN Tai Man”，則公司在申報該董事的任何資料變更時，亦須填報同一姓名”CHAN Tai Man”，請勿填報”CHAN Tai Man Peter”、“Peter CHAN” 或“Chan Tai Man陳大文”等其他別名。如填報的姓名不一致，公司註冊處便無法在資料庫內找到該等別名，因而有可能令資料變更的申報無效及令表格不獲接納。
 
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如使用表格D2A及D4申報董事或候補董事辭職，請在「是」或「否」的方格內加上「ü」號，述明該董事或候補董事在離任日期後，是否仍繼續擔任公司的其他董事職位。這項補充資料有助公司註冊處準確地更新董事資料庫。
 
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如使用表格D2A申報董事或候補董事的委任，請在「是」或「否」的方格內加上「ü」號，述明該董事或候補董事是否公司的現任候補董事或董事。這項補充資料有助公司註冊處準確地更新董事資料庫。
 
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在申報個人董事或個人秘書更改名稱時，請列明其香港身份證或護照所載的新中文或英文全名。
 
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在申報法人團體董事或法人團體秘書更改名稱時，須列明新的公司全名(即中文及英文名稱)。例如：法人團體董事的名稱加入了新的中文名稱或更改現有的中文名稱而英文名稱沒有任何更改，便須在填報新法人團體董事名稱的方格內填上新的或已更改的中文名稱及現有的英文名稱。
 
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在申報更改護照號碼時，請列明護照號碼和簽發國家，這兩欄須視為同一組資料。