公司註冊處
企業管治政策聲明


 
引言
 
管治綱領
 
一個能幹及講求問責的管理委員會
 
具透明度及適時的匯報系統
 
完善穩健的內部監控系統及風險管理系統
 
良好的客戶及公共關係
 
對企業社會責任的承諾

 

引言

作為企業監管機構,公司註冊處(本處)十分重視良好的企業管治。本處相信優良的企業管治不但能提高本處的效率及效能,還能提升公眾對我們的管治能力及誠信的信心和信任,以至員工對部門的滿意度。本處管治的模式建基於一個高效的管理委員會(委員會)。委員會的主要職責是為本處制訂管理原則及政策、監察它們的執行,並確保員工及委員會均須對其表現負責。

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管治綱領

有效的管治方式對促進長遠可持續發展及保障本處所有相關利益者的權益至為重要。本處相信透過一個能幹、講求問責的管理委員會、具透明度及適時的匯報系統、完善穩健的內部監控系統、有效的風險管理措施、對優質企業社會責任的承諾,以及建基於本處員工及客戶的需要和公眾的整體利益的管治方針,均有助達至最高的企業管治標準。

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一個能幹及講求問責的管理委員會

奠定鞏固的管理及監察基礎

 

公司註冊處處長(「處長」)須為本處設立一個明確的組織架構,清楚界定各級管理人員及員工的職能及職責。

由處長領導的管理委員會,成員包括本處所有首長級人員,負責訂定策略方向及管理本處的業務及事務,目的是要實踐本處的理想和使命。

管理委員會須就特定的範疇(例如誠信、投資策略、部門發展及編制)設立不同的專責委員會,以提高效率,務求妥善地管理及監管本處的業務及事務。在適當的時候,這些專責委員會須向管理委員會作出建議,以持續監察及加強良好之企業管治常規。

實施政府的政策及目標

 

處長須作出有效的安排,確保政府的政策及目標能妥善地施行。

本處高層管理人員須定期與財經事務及庫務局(財經事務科)會晤並保持緊密聯繫。雙方須定期舉行會議,檢討及監察本處的工作表現。

本處的業務表現須不時檢討,並須就所有重大的立法措施取得政策批准。

整體工作及業務計劃

 

每年均須製備及提交整體工作及業務計劃予財經事務及庫務局局長批核。

經批核的計劃會成為衡量本處表現的準則,並會作為制訂本處未來五年發展及工作計劃的依據。

管理委員會會議

 

由處長擔任主席的管理委員會每月召開會議,以討論、檢討並監察本處已展開或有待展開的主要措施及工作,以確保策劃妥善、運作有效,以及遵從有關規例和既定程序。

委員會在會議上須適時及有效地識別與政策、運作和法例方面的問題,並加以討論及解決。

 
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具透明度及適時的匯報系統

確保公帑用得其所

 

委員會須確保設立一套有效益及有效率的財政預算及財務管理程序,務求能妥善地調動資源,以達至本處的理想。

委員會須確保相關利益者及公眾可取得公司註冊處營運基金在財務及經營業績方面充足及清楚的資料,讓相關利益者能清楚了解本處業務的性質、現時實際運作情況及日後的發展方向。

本處的周年帳目表必須按照香港公認的會計原則及標準製備,並經由審計署署長審核。

本處的周年帳目表及年報,每年經審計後均須提交立法會省覽,並上載本處網頁,方便資料發布。

由處長擔任主席的投資策略委員會,成員包括本處高層管理人員。該委員會需定期及因應需要舉行會議,以便檢討本處投資組合的表現,並研究其他投資策略和建議。

 
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完善穩健的內部監控系統及風險管理系統

風險管理

 

本處須確立健全而有效的風險管理及內部監控系統,履行本處的計劃、政策及目標時,在行政、採購和財務事宜、適當的職責分工、資訊科技系統運作,以及妥善提供客戶服務職能各方面,提供清晰的政策及規例。

這些政策及規例須定期作出檢討和更新,以配合不斷轉變的環境,並與政府決策局公布的政策及規例保持一致。

由處長擔任主席的發展督導委員會,成員包括本處高層管理人員和財經事務及庫務局(財經事務科)的一名代表。該委員會每月舉行會議,研究新的措施、檢討主要資訊科技計劃的推行進度,以及解決發展項目上的問題。

本處的資訊保安事故處理指引及終端用戶的資訊科技保安指示須定期向員工傳閱,藉此提高員工對資訊保安的認識,並促使員工遵從各項資訊科技系統的保安政策和指示。有關指示及指引須定期檢討,以確保與政府現行的指引及標準一致。

本處資訊科技保安政策、應變計劃及業務應變計劃須定期作出檢討和更新,以確保現有的保安管制措施符合最新的標準和規定。

資訊保安風險評估及審計工作須由獨立的審計師負責進行,以確保本處在資訊保安方面採取恰當及符合標準的保護措施。

員工招聘及培訓

 

本處認同一個高質素的專業團隊對本處為客戶提供優質服務及持續發展至為重要。本處須進行公平及公開的招聘工作,以配合本處對員工的需求。

成立部門編制委員會以協助處長釐定本處非首長級人員的編制。該委員會須考慮人員編制建議,並須向處長作出建議,以便善用人力資源,為公眾提供服務。

本處在員工培訓及發展方面採用策略性方針。每年均須制訂部門培訓發展計劃,以切合本處的運作需要,確保有效運用培訓資源,並促進員工的發展。

廉潔守正及誠實可信的公務人員

 

本處員工須遵守及遵從《公務員守則》。有關守則列出對公務員隊伍須保持廉潔守正、誠信不阿至為重要的核心價值,以及須恪守的操守準則,當中包括組織及操守公正原則、不偏不倚、廉潔守正、竭盡所能,以及對所作決策和行動負責的準則。

成立誠信管理委員會以便制訂長遠的部門誠信管理策略,並監察本處在推行誠信管理措施時的情況。該委員會須定期召開會議。

誠信管理工作計劃須每年制訂,為本處人員提供清晰的指引,由此了解本處推行誠信管治的決心及有關工作。

誠信管理委員會須定期檢討各項用以加強員工對誠信事項的認知及警覺性的措施,以及各項規管操守及紀律的規則及指引等的成效。

員工投訴程序

 

須採納及公布員工投訴程序,讓僱員可在身份保密的情況下,就政策、規例或道德操守等方面投訴可能出現的違規情況。

 
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良好的客戶及公共關係

與客戶及公眾建立適當及有效的溝通渠道

 

本處採納《公開資料守則》為披露資料的政策。有關守則就政府向公眾人士提供資料訂定正式的行政綱領,目的是讓市民充分認識政府及其提供的服務,以及對個人以至整個社會均有影響的政策和決定的依據。

透過最現代化的科技,方便公眾閱覽本處的最新資料,包括本處的發展,以及最新的法定要求和程序規定。

須快捷和恰當地處理根據《個人資料(私隱)條例》所提出的適當要求。

須與客戶保持有效的溝通,並須確立清晰的溝通渠道,包括拜訪、諮詢及更新網頁、發出電子資訊、對外通告及資料小冊子等刊物。

評估機制

 

須設立有效的渠道,接收客戶的意見及投訴,以提升服務水平。

須透過完善的渠道蒐集不同客戶群的意見,以便檢討業務程序,並考慮改善服務的措施。

須確立部門的服務承諾,並加強員工對部門服務承諾的認識和承擔,以及不斷提升服務水平。

 
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對企業社會責任的承諾

保持崇高的操守標準

 

本處須設立適當的機制,以確保本處在業務運作、關心社會、環境以至員工的福利等方面,均保持崇高的操守標準。

在披露利益及避免利益衝突方面,須為員工提供清晰的指引及程序。

關心社會

 

本處成立了一支義工隊伍,透過參與社會服務,加強本處對整體社會作出的貢獻。

鼓勵並推動員工參與慈善活動及富教育意義的項目。

關注環境

 

本處致力提高員工的環保意識,並透過採用環保技術,盡量把可能對環境造成的不良影響減至最低,以及繼續尋求方法對環保作出更大貢獻。

本處須制訂環保政策、工作表現及目標,以提升本處在環保工作方面的表現。

關懷員工

 

本處致力提高員工福利,加強員工培訓和發展。為激勵員工的表現及士氣,本處設有員工激勵計劃。

成立公司註冊處安全委員會以制訂和推行職業安全及健康的政策及措施,並加以監察和檢討,確保員工在工作地方達至高水平的職業安全及健康標準。