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公司在新型冠狀病毒病(2019冠狀病毒病)疫情大流行期間舉行成員大會

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為應對2019冠狀病毒病疫情大流行,政府已實施多項措施以減少社交接觸,包括訂立《預防及控制疾病(禁止羣組聚集)規例》(香港法例第599G章)(下稱《規例》)。《規例》自2020年3月29日起實施。 

《規例》禁止的事宜包括禁止在任何公眾地方(定義見《規例》)進行羣組聚集(獲豁免者除外)。《規例》的詳情請瀏覽政府的2019冠狀病毒病專題網頁:https://www.coronavirus.gov.hk/chi/reduce-gatherings.html

本部份旨在解答一些有關在《規例》實施下舉行成員大會的問題。


  1. 《規例》第2條界定「公眾地方」是指「公眾人士或部分公眾人士可以或獲准不時在繳費或不繳費下進入的地方」。


  2. 如成員大會並非是在《規例》所界定的公眾地方舉行,則《規例》並不適用於該會議。

    例如,只要私人公司所舉行的成員大會是在公眾人士不得進入的地方舉行,在一般情況下,該等會議便不受《規例》的限制。


  3. 《規例》附表1第11及11A項就「指明業務會議」給予豁免(下稱「豁免」)。「指明業務會議」是指 —

    1. 任何團體的會議,前提是該會議須在指明期間內舉行,以遵守任何條例或符合規管該團體的運作或事務的其他規管性質文書;或
    2. 任何於《證券及期貨條例》(第571章)附表1第1部第1條所界定的認可證券市場上市的公司的股東會議,前提是該會議是按照任何條例或規管該公司的運作或事務的其他規管性質文書舉行。


  4. 就香港上市公司而言,請參閱證券及期貨事務監察委員會及香港聯合交易所有限公司的網頁,以了解最新情況。


    1. 《公司條例》所規定舉行的周年成員大會(下稱「周年大會」),在一般情況下屬於「指明業務會議」的涵義範圍。在會議符合豁免所訂明的條件下,豁免可適用於該會議。

      就舉行周年大會的規定及時限,請參閱有關「會議、決議及公司紀錄」的常見問題問2及問7

    2. 在《公司條例》下,有部分條文規定某些成員決議須在指定期限內作出。如成員決議須在某個指定期限內在非周年大會的成員大會上通過,有關會議亦可屬於「指明業務會議」的涵義範圍。在會議符合豁免所訂明的條件下,豁免可適用於該會議。

    3. 至於其他類別的成員大會是否屬於「指明業務會議」的涵義範圍,則須在參考相關條例的具體規定或規管舉行該會議的其他規管性質文書後,按個別情況決定。


    1. 由於公眾衛生和安全至關重要,全民皆有責任防止2019冠狀病毒病的傳染和傳播。因此,我們促請各公司在顧及下列因素後,考慮可否將其成員大會押後或延期舉行:

      • 舉行成員大會的時間是否受法例規定所約束;

      • 有關時間的約束,能否作出順延、豁免,或以其他方式免除;及

      • 會議上須處理的事務是否如此緊急及重要,以致必須舉行有關會議。


    2. 我們建議公司可視乎情況,考慮並採取下列措施以進行成員大會:

      (A)  混合式會議

      《公司條例》容許混合式會議的舉行,混合式會議是指實體會議,並同時藉採用電話會議、視像會議或其他電子方式,讓成員以電子形式參與該會議。

      除公司的組織章程細則(下稱「章程細則」)的條文另有規定外,《公司條例》第584條明確容許公司使用令該公司身處不同地方的成員能夠在成員大會上聆聽、發言及表決的任何科技,在2 個或多於2 個地方舉行成員大會。為此,公司可檢視其章程細則,以確定其章程細則是否容許混合式成員大會的舉行。

      為減低成員親身出席會議的需要,我們十分鼓勵公司在舉行成員大會時使用科技及數碼工具舉行混合式會議。如會議在不同場地舉行,公司可提供視像連接,令每個場地的與會者可同時參與會議。

      如成員大會於2 個或多於2 個地方舉行,則公司須注意,根據《公司條例》第576條,公司須在成員大會通知內指明舉行該成員大會的主要會場及舉行該成員大會的其他會場。

      (B)  預先登記及委任代表進行表決

      為了更妥善管理可能出席會議的成員人數,公司可以考慮要求擬親身(或委派代表)出席會議的成員預先登記。公司亦可鼓勵成員委派代表代其表決或(如切實可行的話)以電子形式進行表決,並在會議舉行之前以書面向管理層遞交其問題。

      根據《公司條例》第585(3)條,如公司有多過1名成員,除公司的章程細則的條文另有規定外,2名親身出席或委派代表出席的成員,即構成該公司成員大會的法定人數。《公司條例》第596至608條(第12部第1分部第9次分部)訂明委任代表的權利及與委任代表有關的程序。

      (C)  其他預防措施

      此外,我們強烈建議公司在舉行成員大會的會議場地採取合適的預防措施。該等措施包括以下各項:

      • 安排為所有進入會議場地的人士量度體溫,體溫高於正常度數的人士將不獲准進入會場;

      • 規定所有進入會議場地的人士均須佩戴口罩;

      • 提供酒精搓手液給進入會議場地的人士使用;

      • 在會議場地的入口處設置消毒地氈;及

      • 座位之間預留適當的空間距離。

      我們亦建議公司在切實可行範圍內,在成員大會通知內載列會議安排及將會採取的預防措施,以讓其成員知悉有關情況。

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