第599G章禁止在公眾地方進行羣組聚集(獲豁免者除外)。有關禁止同樣適用於未有遵守第599F章下相關規定或限制的活動場所內的羣組聚集。第599F章所界定的指明活動(包括會議),如在該等活動場所舉行並符合相關規定及限制,可獲豁免。《規例》的詳情請瀏覽政府的2019冠狀病毒病專題網頁:https://www.coronavirus.gov.hk/chi/reduce-gatherings.html。
本部份旨在解答一些有關在《規例》實施下舉行成員大會的問題。
「活動場所」一詞在第599F章附表2第1部第17項定義為:
「符合以下說明的處所 —
- 不屬 —
- 私人處所;或
- 公眾娛樂場所;及
- 在當其時用作舉行指明活動的處所,而該處所的擁有人、管理人或租客同意如此使用該處所。」
根據第599F章第8(1)條,食物及衞生局局長可發出指示,在該指示所指明的期間,就任何或所有以下事宜,施加規定或限制:(a) 任何人在任何活動場所經營的任何業務或進行的任何活動,包括該業務或活動的運作模式;(b) 關閉任何活動場所;(c) 任何活動場所在一日之中的營業時段。
有關最新適用的規定及限制(例如:有關活動場所的指明期間),以及第599G章及第599F章有關減少聚集新規定的詳情,請參閱政府的 2019 冠狀病毒病專題網頁(網址:https://www.coronavirus.gov.hk/chi/social_distancing-faq.html)「減少聚集新規定的常見問題」。
(A) 使用科技舉行成員大會
除公司的組織章程細則(下稱「章程細則」)的條文另有規定外,《公司條例》(第622章)第584條容許公司使用令該公司身處不同地方的成員能夠在成員大會上聆聽、發言及表決的任何科技,在2 個或多於2 個地方舉行成員大會。
為減少成員於同一地方聚集,我們十分鼓勵公司在不違反其章程細則的情況下,於2 個或多於2 個地方舉行成員大會時使用科技及數碼工具舉行會議。這安排可讓每個地方的與會者同時參與會議。
就此,如成員大會於2 個或多於2 個地方舉行,公司則須根據《公司條例》第576條,在成員大會通知內指明舉行該成員大會的主要會場及舉行該成員大會的其他會場。
(B) 預先登記及委任代表進行表決
為了更妥善管理可能出席會議的成員人數,公司可以考慮要求擬親身(或委派代表)出席會議的成員預先登記。公司亦可鼓勵成員委派代表代其表決或(如切實可行的話)以電子形式進行表決,並在會議舉行之前以書面向管理層遞交其問題。
根據《公司條例》第585(3)條,如公司有多過1名成員,除公司的章程細則的條文另有規定外,2名親身出席或委派代表出席的成員,即構成該公司成員大會的法定人數。《公司條例》第596至608條(第12部第1分部第9次分部)訂明委任代表的權利及與委任代表有關的程序。
(C) 其他預防措施
此外,我們強烈建議公司在舉行成員大會的會議場地採取合適的預防措施。該等措施包括以下各項:
安排為所有進入會議場地的人士量度體溫,體溫高於正常度數的人士將不獲准進入會場;
規定所有進入會議場地的人士均須佩戴口罩;
提供酒精搓手液給進入會議場地的人士使用;
在會議場地的入口處設置消毒地氈;及
座位之間預留適當的空間距離。