公司在新型冠狀病毒病（2019冠狀病毒病）疫情大流行期間舉行成員大會

第599G章第2條界定「公眾地方」是指「公眾人士或部分公眾人士可以或獲准不時在繳費或不繳費下進入的地方」。

符合第599F章第2條「指明活動」定義之下所列載的條件的活動(包括會議)，即符合「指明活動」的涵義。

成員大會如屬在第599F章所界定的活動場所進行的羣組聚集，並遵守第599F章下發出的指示中的相關規定及限制，便可在第599G章下獲豁免。

根據第599F章第8(1)條，食物及衞生局局長可發出指示，在該指示所指明的期間，就以下等事宜，施加規定或限制：任何人在任何活動場所經營的任何業務或進行的任何活動，包括該業務或活動的運作模式。

有關適用的規定及限制詳情，請參閱政府的 2019 冠狀病毒病專題網頁（網址：https://www.coronavirus.gov.hk/chi/social_distancing-faq.html）「減少聚集新規定的常見問題」。

就香港上市公司而言，請參閱證券及期貨事務監察委員會及香港聯合交易所有限公司的網頁，以了解最新情況。

我們建議公司可視乎情況，考慮並採取下列措施以進行成員大會：

(A)  混合式會議

《公司條例》（第622章）容許混合式會議的舉行，混合式會議是指實體會議，並同時藉採用電話會議、視像會議或其他電子方式，讓成員以電子形式參與該會議。

除公司的組織章程細則（下稱「章程細則」）的條文另有規定外，《公司條例》第584條明確容許公司使用令該公司身處不同地方的成員能夠在成員大會上聆聽、發言及表決的任何科技，在2 個或多於2 個地方舉行成員大會。為此，公司可檢視其章程細則，以確定其章程細則是否容許混合式成員大會的舉行。

為減低成員親身出席會議的需要，我們十分鼓勵公司在舉行成員大會時使用科技及數碼工具舉行混合式會議。如會議在不同場地舉行，公司可提供視像連接，令每個場地的與會者可同時參與會議。

如成員大會於2 個或多於2 個地方舉行，則公司須注意，根據《公司條例》第576條，公司須在成員大會通知內指明舉行該成員大會的主要會場及舉行該成員大會的其他會場。

(B)  預先登記及委任代表進行表決

為了更妥善管理可能出席會議的成員人數，公司可以考慮要求擬親身（或委派代表）出席會議的成員預先登記。公司亦可鼓勵成員委派代表代其表決或（如切實可行的話）以電子形式進行表決，並在會議舉行之前以書面向管理層遞交其問題。

根據《公司條例》第585(3)條，如公司有多過1名成員，除公司的章程細則的條文另有規定外，2名親身出席或委派代表出席的成員，即構成該公司成員大會的法定人數。《公司條例》第596至608條（第12部第1分部第9次分部）訂明委任代表的權利及與委任代表有關的程序。 

(C)  其他預防措施

此外，我們強烈建議公司在舉行成員大會的會議場地採取合適的預防措施。該等措施包括以下各項：

• 安排為所有進入會議場地的人士量度體溫，體溫高於正常度數的人士將不獲准進入會場；

• 規定所有進入會議場地的人士均須佩戴口罩；

• 提供酒精搓手液給進入會議場地的人士使用；

• 在會議場地的入口處設置消毒地氈；及

• 座位之間預留適當的空間距離。

我們亦建議公司在切實可行範圍內，在成員大會通知內載列會議安排及將會採取的預防措施，以讓其成員知悉有關情況。