公司注册处
企业管治政策声明


 
引言
 
管治纲领
 
一个能干及讲求问责的管理委员会
 
具透明度及适时的汇报系统
 
完善稳健的内部监控系统及风险管理系统
 
良好的客户及公共关系
 
对企业社会责任的承诺

 

引言

作为企业监管机构,公司注册处(本处)十分重视良好的企业管治。本处相信优良的企业管治不但能提高本处的效率及效能,还能提升公众对我们的管治能力及诚信的信心和信任,以至员工对部门的满意度。本处管治的模式建基于一个高效的管理委员会(委员会)。委员会的主要职责是为本处制订管理原则及政策、监察它们的执行,并确保员工及委员会均须对其表现负责。

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管治纲领

有效的管治方式对促进长远可持续发展及保障本处所有相关利益者的权益至为重要。本处相信透过一个能干、讲求问责的管理委员会、具透明度及适时的汇报系统、完善稳健的内部监控系统、有效的风险管理措施、对优质企业社会责任的承诺,以及建基于本处员工及客户的需要和公众的整体利益的管治方针,均有助达至最高的企业管治标准。

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一个能干及讲求问责的管理委员会

奠定巩固的管理及监察基础

 

公司注册处处长(「处长」)须为本处设立一个明确的组织架构,清楚界定各级管理人员及员工的职能及职责。

由处长领导的管理委员会,成员包括本处所有首长级人员,负责订定策略方向及管理本处的业务及事务,目的是要实践本处的理想和使命。

管理委员会须就特定的范畴(例如诚信、投资策略、部门发展及编制)设立不同的专责委员会,以提高效率,务求妥善地管理及监管本处的业务及事务。在适当的时候,这些专责委员会须向管理委员会作出建议,以持续监察及加强良好之企业管治常规。

实施政府的政策及目标

 

处长须作出有效的安排,确保政府的政策及目标能妥善地施行。

本处高层管理人员须定期与财经事务及库务局(财经事务科)会晤并保持紧密联系。双方须定期举行会议,检讨及监察本处的工作表现。

本处的业务表现须不时检讨,并须就所有重大的立法措施取得政策批准。

整体工作及业务计划

 

每年均须制备及提交整体工作及业务计划予财经事务及库务局局长批核。

经批核的计划会成为衡量本处表现的准则,并会作为制订本处未来五年发展及工作计划的依据。

管理委员会会议

 

由处长担任主席的管理委员会每月召开会议,以讨论、检讨并监察本处已展开或有待展开的主要措施及工作,以确保策划妥善、运作有效,以及遵从有关规例和既定程序。

委员会在会议上须适时及有效地识别与政策、运作和法例方面的问题,并加以讨论及解决。

 
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具透明度及适时的汇报系统

确保公帑用得其所

 

委员会须确保设立一套有效益及有效率的财政预算及财务管理程序,务求能妥善地调动资源,以达至本处的理想。

委员会须确保相关利益者及公众可取得公司注册处营运基金在财务及经营业绩方面充足及清楚的资料,让相关利益者能清楚了解本处业务的性质、现时实际运作情况及日后的发展方向。

本处的周年帐目表必须按照香港公认的会计原则及标准制备,并经由审计署署长审核。

本处的周年帐目表及年报,每年经审计后均须提交立法会省览,并上载本处网页,方便资料发布。

由处长担任主席的投资策略委员会,成员包括本处高层管理人员。该委员会需定期及因应需要举行会议,以便检讨本处投资组合的表现,并研究其他投资策略和建议。

 
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完善稳健的内部监控系统及风险管理系统

风险管理

 

本处须确立健全而有效的风险管理及内部监控系统,履行本处的计划、政策及目标时,在行政、采购和财务事宜、适当的职责分工、资讯科技系统运作,以及妥善提供客户服务职能各方面,提供清晰的政策及规例。

这些政策及规例须定期作出检讨和更新,以配合不断转变的环境,并与政府决策局公布的政策及规例保持一致。

由处长担任主席的发展督导委员会,成员包括本处高层管理人员和财经事务及库务局(财经事务科)的一名代表。该委员会每月举行会议,研究新的措施、检讨主要资讯科技计划的推行进度,以及解决发展项目上的问题。

本处的资讯保安事故处理指引及终端用户的资讯科技保安指示须定期向员工传阅,藉此提高员工对资讯保安的认识,并促使员工遵从各项资讯科技系统的保安政策和指示。有关指示及指引须定期检讨,以确保与政府现行的指引及标准一致。

本处资讯科技保安政策、应变计划及业务应变计划须定期作出检讨和更新,以确保现有的保安管制措施符合最新的标准和规定。

资讯保安风险评估及审计工作须由独立的审计师负责进行,以确保本处在资讯保安方面采取恰当及符合标准的保护措施。

员工招聘及培训

 

本处认同一个高质素的专业团队对本处为客户提供优质服务及持续发展至为重要。本处须进行公平及公开的招聘工作,以配合本处对员工的需求。

成立部门编制委员会以协助处长厘定本处非首长级人员的编制。该委员会须考虑人员编制建议,并须向处长作出建议,以便善用人力资源,为公众提供服务。

本处在员工培训及发展方面采用策略性方针。每年均须制订部门培训发展计划,以切合本处的运作需要,确保有效运用培训资源,并促进员工的发展。

廉洁守正及诚实可信的公务人员

 

本处员工须遵守及遵从《公务员守则》。有关守则列出对公务员队伍须保持廉洁守正、诚信不阿至为重要的核心价值,以及须恪守的操守准则,当中包括组织及操守公正原则、不偏不倚、廉洁守正、竭尽所能,以及对所作决策和行动负责的准则。

成立诚信管理委员会以便制订长远的部门诚信管理策略,并监察本处在推行诚信管理措施时的情况。该委员会须定期召开会议。

诚信管理工作计划须每年制订,为本处人员提供清晰的指引,由此了解本处推行诚信管治的决心及有关工作。

诚信管理委员会须定期检讨各项用以加强员工对诚信事项的认知及警觉性的措施,以及各项规管操守及纪律的规则及指引等的成效。

员工投诉程序

 

须采纳及公布员工投诉程序,让雇员可在身份保密的情况下,就政策、规例或道德操守等方面投诉可能出现的违规情况。

 
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良好的客户及公共关系

与客户及公众建立适当及有效的沟通渠道

 

本处采纳《公开资料守则》为披露资料的政策。有关守则就政府向公众人士提供资料订定正式的行政纲领,目的是让市民充分认识政府及其提供的服务,以及对个人以至整个社会均有影响的政策和决定的依据。

透过最现代化的科技,方便公众阅览本处的最新资料,包括本处的发展,以及最新的法定要求和程序规定。

须快捷和恰当地处理根据《个人资料(私隐)条例》所提出的适当要求。

须与客户保持有效的沟通,并须确立清晰的沟通渠道,包括拜访、谘询及更新网页、发出电子资讯、对外通告及资料小册子等刊物。

评估机制

 

须设立有效的渠道,接收客户的意见及投诉,以提升服务水平。

须透过完善的渠道搜集不同客户群的意见,以便检讨业务程序,并考虑改善服务的措施。

须确立部门的服务承诺,并加强员工对部门服务承诺的认识和承担,以及不断提升服务水平。

 
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对企业社会责任的承诺

保持崇高的操守标准

 

本处须设立适当的机制,以确保本处在业务运作、关心社会、环境以至员工的福利等方面,均保持崇高的操守标准。

在披露利益及避免利益冲突方面,须为员工提供清晰的指引及程序。

关心社会

 

本处成立了一支义工队伍,透过参与社会服务,加强本处对整体社会作出的贡献。

鼓励并推动员工参与慈善活动及富教育意义的项目。

关注环境

 

本处致力提高员工的环保意识,并透过采用环保技术,尽量把可能对环境造成的不良影响减至最低,以及继续寻求方法对环保作出更大贡献。

本处须制订环保政策、工作表现及目标,以提升本处在环保工作方面的表现。

关怀员工

 

本处致力提高员工福利,加强员工培训和发展。为激励员工的表现及士气,本处设有员工激励计划。

成立公司注册处安全委员会以制订和推行职业安全及健康的政策及措施,并加以监察和检讨,确保员工在工作地方达至高水平的职业安全及健康标准。